個人情報の取り扱いについて

• 法律に基づく義務の履行のため
• 当社に対するご質問・お問い合わせにご回答するため
• 当社の決算説明会・株主総会等のご案内をするため
• 当社に対するアンケート調査等へのご協力を依頼するため

• 採用選考のため
• 当社の採用に対するご質問・お問い合わせにご回答するため
• 当社の採用イベント・セミナー等のご案内をするため
• 当社の採用業務に関連するアンケート調査等へのご協力を依頼するため

• 法律に基づく義務の履行のため
• 人事関連業務遂行のため
• 福利厚生のため
• 当社子会社、ならびに業務委託先とのグループウェア等を用いた円滑な業務遂行のため

当社は、ご提供いただきました個人情報を合理的でかつ必要な範囲内で当社グループ会社と共同利用する場合があります。個人情報を共同利用する場合は、当該グループ会社と個人情報の取り扱いに関する覚書を締結の上、以下の項目に則して利用します。

• 共同して利用される個人情報の項目
  氏名、所属に関する情報（会社名、部署名等）、役職名、住所、電話番号、FAX番号、eメールアドレス等
   
• 共同して利用する者の範囲
  株式会社WHI Holdingsと株式会社WHI Holdingsグループ会社（株式会社Works Human Intelligenceおよび株式会社ワークスビジネスサービス）
• 共同して利用する者の利用目的
  前掲「個人情報の利用目的」に定めた利用目的に同じ
   
• 共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の名称・住所・代表者の氏名
  株式会社WHI Holdings　個人情報保護管理者
  東京都港区赤坂1-12-32　アーク森ビル21階
  代表取締役最高経営責任者（CEO） 安斎 富太郎
• 取得方法
  名刺交換、セミナーや展示会でのご提出、当社ウェブサイトでの取得など、ご本人から直接書面によって取得するか、または直接書面以外の方法により適切に取得します。

当社は、ご本人からの保有個人データまたは第三者提供記録の開示、利用目的の通知、保有個人データの内容が事実に反する場合等における訂正等、利用停止等および第三者提供の停止（以下「開示等」という。）のご請求を受け付けいたします。開示等のご請求の手続きにつきましては、下記内容をご参照ください。また具体的な内容につきましては下記の窓口までお問い合わせください。

• 開示等の請求に応じることができる権限を有する個人情報について
  当社が開示等の請求に応じることができる権限を有する保有個人データまたは第三者提供記録について、以下の事項を公表いたします。

保有個人データの利用目的

• 当社株主様の管理業務のため
  • 法律に基づく義務の履行のため
  • 当社に対するご質問・お問い合わせにご回答するため
  • 当社の決算説明会・株主総会等のご案内をするため
  • 当社に対するアンケート調査等へのご協力を依頼するため

• 当社従業員の採用業務のため
  • 採用選考のため
  • 当社の採用に対するご質問・お問い合わせにご回答するため
  • 当社の採用イベント・セミナー等のご案内をするため
  • 当社の採用業務に関連するアンケート調査等へのご協力を依頼するため

• 当社従業員の管理業務のため
  • 法律に基づく義務の履行のため
  • 人事関連業務遂行のため
  • 福利厚生のため
  • 当社子会社、ならびに業務委託先とのグループウェア等を用いた円滑な業務遂行のため

開示等の請求等に応じる手続きについて

• 開示等のご請求時は、先ずは下記窓口までご連絡ください。
• ご本人または代理人に当社指定の「個人情報利用目的の通知・開示請求書」、「個人情報訂正等請求書」、「個人情報利用停止等請求書」、「委任状」（代理人を定めるとき）を郵送または送信いたします。
• ご本人または代理人から前②項の請求書に内容記載のうえ当方まで返信をお願いいたします。その際に本人確認の書類等を同封または添付してください。
• 開示等請求に伴い、当方より「個人情報開示通知書」にて原則として電磁的記録の提供による方法により通知させていただきます。
• 法令等の定めにより、開示等のご請求に対して、開示等の処置にお応えできない場合もございますのでご了承ください。

●本人確認について

• 本人確認についての書類
  • 運転免許証
  • パスポート
  • 戸籍謄本
  • 健康保険の被保険者証
  • 国民年金手帳
  • その他本人確認できる公的書類
    
     
• ご本人の場合
  • 運転免許証やパスポートのような顔写真付の書類の場合は、どちらか一方のご提出をお願いいたします。（それ以外の場合は、原則少なくとも2種類以上のご提出が必要です。）
    
     
• 代理人の場合
  • 本人または未成年者または成年被後見人の法定代理人の場合は、上記の書類に加え、次の書類をご提出ください。
  • 法定代理人本人であることを確認する書類（運転免許証、パスポート、戸籍謄本、健康保険の被保険者証、国民年金手帳、その他本人確認できる公的書類のうち2種類以上、運転免許証やパスポートのような顔写真付の書類の場合は、どちらか一方のご提出をお願いいたします。）
  • 法定代理権があることを確認する書類（戸籍謄本、健康保険被保険者証、登記事項証明書のうち1点）

• 個人情報の適正な取り扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「個人情報の取り扱いに関するお問合せ先」等についての基本方針として個人情報保護方針を策定しています。

• 個人情報の取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、個人情報の取扱方法等について定めた社内規程を策定しています。
  
   
• 個人情報を取り扱う全従業者が、より適切な業務遂行ができるよう、詳細を定めた運用手順も別途整備しています。

• 個人情報の取り扱いに関する管理責任者を設置し、個人情報を取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法や社内規程に違反している事実（漏えいや紛失等の発生を含みます。）またはその兆候を把握した場合の管理責任者への報告連絡体制を整備しています。
• 個人情報の取り扱いに係る規律に従った運用を確保するため、個人情報が含まれるデータベース等の権限について責任者を配置して管理を行い、利用状況についてもシステムログにより記録・管理しています。
• 個人情報の取扱状況について、定期的に監査部門による内部監査を実施しています。

• 個人情報の取り扱いおよび情報セキュリティに関する留意事項について、従業者に定期的な教育・研修とその理解度の確認を実施し、従業者による社内規程に従った個人情報の取り扱いの徹底ならびにさらなる意識の向上を図っています。
• 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に規定し、また入社時に従業者から誓約書を徴収しています。

• 執務エリアにおける従業者の入退室管理を実施するとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
   
• 個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう暗号化や施錠等を行い盗難または紛失等が発生した際の影響を最小限にする措置を実施しています。
• 個人情報が記載された書類等や個人情報が記録された機器・電子媒体等を廃棄する場合、復元不可能な手段を採用しています。

• 担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するために、ユーザIDに付与するアクセス権の管理を行い、アクセス者について認証しています。
   
• 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入するとともに、アクセスログ等をモニタリングしています。
   
• 情報システムの使用に伴う個人情報の漏えい等を防止するため、外部機関による脆弱性診断の実施や、常日頃から最新セキュリティ情報を取得するとともに、システムの安全性について定期的に見直しを行っています。

• 当社は、外国において個人情報を取り扱うにあたっては、定期的に当該外国の個人情報保護制度に関する情報を収集し把握した上で、安全管理のために必要かつ適切な措置を講じています。外国における取り扱いの有無等の詳細につきましては、後記の「個人情報に関するお問い合わせ先」からお問い合わせください。

• 個人情報の取り扱いを第三者に委託する場合には、当社が定める委託先選定基準を満たす委託先を選定し、委託契約や個人情報等の保護に関する覚書を締結した上で、定期的に書面で報告を受ける等の方法により委託先による個人情報の取り扱いについて把握しています。